ITを駆使し、作業効率を図る。
キーボードとPCと電子機器

現在、様々な場面においてIT化が進んでおります。
企業におけるIT化の推進は、従業員個人の作業の効率化による時間とお金の節約ができるだけでなく、企業にとっても利益があるものです。

しかし、IT化の推進に二の足を踏む企業も少なくありません。
大きな初期投資が必要なケースが多く、短期的な視点ではお金も時間も余計にかかってしまうからです。
しかし長期的に見れば、個人にとっても企業にとっても大きな利益が得られるものです。
以下にIT化を行う事でどのように時間とお金の節約になるのかを記します。

IT化を行う事による第一のメリットは、手作業を行わなくても良くなることです。
例えば伝票計算について、手作業で行う場合、伝票一つ一つを人間の手で計算を行う必要があります。
もちろん電卓を使用するにしても、時間当たりに処理できる量は限られてしまいます。
そして手作業による打ち間違いが発生する可能性があります。

そこで伝票を電子化し、計算部分を機械に任せることで、それまで数時間かかっていた計算作業が、数秒で完了することが可能となります。
また間違いがなくなるため、確認にかかる時間も削減できます。
この場合、電子化を行うための読み取り装置、データをため込むサーバなどの費用がかかってしまいますが、それ以上に人件費の削減となるため、メリットは非常に大きいです。

次のメリットは、ロケーションを気にしない自由な働き方ができるということです。
仕事を行う上で必要な環境は全てサーバに置き、従業員は専用のシンクライアント端末を利用してリモートアクセスをおこなって行う形態です。
これにより、従業員はオフィスに行かずとも仕事を行う事が可能となります。

オフィスに行くための通勤には非常に無駄が多くあります。
都内の場合数時間かかるケースもあり、経費も馬鹿になりません。
ロケーションを気にしない働き方は、時間の創出だけでなく無駄な経費を効率化できる施策です。

鍵マークしかし、IT化を推進するためにはいくつか気をつける事があります。
まず、情報漏洩リスクが増してしまうことです。
電子化を行うことで容易に情報を持ち出せるようになってしまうことと、セキュリティの穴をついて悪意のある人が侵入してくるリスクがあるためです。

そのため、個人でのコンプライアンス遵守と、セキュリティ構築が非常に重要となってきます。
また、ロケーションを気にしない働き方には、従業員がサボっていることが見えづらい事があります。
これらには作業内容を監視する、利用をある程度限定させるなどの施策が必要です。

スマホの普及も時間とお金を節約している

SNSでやり取りしている様子

近年携帯電話からスマホに移行され、いまや持っていない人の方が少ない時代が来ました。
そのようなスマホの普及も、時間とお金の節約に大きく寄与しています。
これにより短期的にも長期的にも非常に大きな節約が可能です。

まず、様々な機器の機能をスマホで代用できるようになったことです。
例えば出先で電車の乗り換え情報を検索する。
訪問先に着く前に会社のメールチェックし、簡単な確認を行う。
電話で先方に現在の状況を伝える。
会議内容をボイスレコーダーで記録する。

それまでは複数の機器を持ち歩かなければできなかったことが、スマホ一つでまかなうことができます。
複数の機器を持つことによりかかる経費が、一つにまとまることで大きく節約ができます。
また、それまでは会社のメールのチェックを行う際には会社に戻らなければならなかった所を、出先でチェックが可能となるため、交通費の削減に繋がります。

次に挙げられるのが、コミュニケーションを取るのに対面で会う必要がなくなった事です。
それまでは会議を行う場合、全員が一つの会議室に集まり、対面で話し合う必要がありました。
これには多くの時間とお金がかかってしまいます。

テレビ会議を導入することで多少は改善されますが、それでもテレビ会議用の機器の導入や、テレビ会議可能な会議室に行かなければならないという問題がありました。
スマホに搭載されているグループチャット機能を使うことで、手軽にコミュニケーションを取ることが可能となります。
テレビ会議の機器に比べて遙かに安価な上、現在持っている機器を活用出来るため、非常に大きな節約となります。

また、これらは上述のロケーションを気にしない働き方と組み合わせることで、相乗効果が得られます。
スマホを利用して社員同士のコミュニケーションを行い、それぞれが働きやすいロケーションで働く。
移動をすることなく業務が遂行でき、従業員同士のコミュニケーションも活発に取ることができます。

スマホの普及はこれら大きな節約に寄与していますが、気をつけなければならないこともあります。
まず、情報の行き違いによる後戻りが発生するリスクです。
リモートでのコミュニケーションは非常に便利ですが、対面での会話に比べるとどうしても伝わる情報量が減ってしまいます。
それにより性格に物事が伝わらず、成果物が想定とは異なるケースがあります。
これらに過信せず、大事な会議は思い違いがないことを確認したり、必要に応じて対面での会議を併用する事が重要です。

スマホを使うことが非常に大きな節約となります。
IT化と合わせて検討してみてはいかがでしょうか。